Deze privacyverklaring legt uit hoe preveTEx omgaat met persoonsgegevens. preveTEx is een softwaredienst waarmee organisaties hun welzijns- en preventiedossier beheren.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
preveTEx wordt aangeboden door preveTEx. Het ondernemingsnummer wordt binnenkort toegekend en hier aangevuld. Voor vragen over deze verklaring of over je gegevens kan je terecht bij info@prevetex.com.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
preveTEx verwerkt persoonsgegevens in twee hoedanigheden, en dat onderscheid bepaalt wie waarvoor verantwoordelijk is:
- Als verwerkingsverantwoordelijke — voor de gegevens van de gebruikers die een preveTEx-account hebben: naam, e-mailadres, inloggegevens en gebruiksgegevens die nodig zijn om de dienst te leveren en te beveiligen.
- Als verwerker — voor alle welzijnsgegevens die een klantorganisatie in preveTEx invoert (werknemers, arbeidsongevallensteekkaarten, gezondheidstoezicht, moederschapsmeldingen, opleidingen, enz.). Voor die gegevens is de klantorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke; preveTEx verwerkt ze uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van die organisatie, onder een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (zie de gebruiksvoorwaarden).
Werk je als werknemer bij een organisatie die preveTEx gebruikt, richt je vragen over jouw gegevens dan in de eerste plaats aan je werkgever als verwerkingsverantwoordelijke.
3. Welke gegevens en waarom
Als verwerkingsverantwoordelijke voor de accountgegevens verwerkt preveTEx:
- Identificatie- en contactgegevens (naam, e-mailadres, organisatie) — om je account te beheren en je toegang te geven.
- Inlog- en beveiligingsgegevens — om de dienst te beveiligen en misbruik te voorkomen.
- Facturatiegegevens (naam, adres en ondernemingsnummer van de organisatie) — om de dienst te factureren.
De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst met je organisatie, het nakomen van wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding) en het gerechtvaardigd belang om de dienst veilig en werkbaar te houden.
De welzijnsgegevens die klanten invoeren, kunnen bijzondere categorieën bevatten (gezondheidsgerelateerde gegevens, zoals letsel op een arbeidsongevallensteekkaart of het gegeven dat iemand onder gezondheidstoezicht valt). preveTEx verwerkt die uitsluitend als verwerker, namens de klantorganisatie, op de wettelijke grondslag die op die organisatie rust (o.a. de Welzijnswet en de Codex over het welzijn op het werk).
Het gezondheidsdossier zelf wordt niet in preveTEx bijgehouden. Dat blijft bij de preventieadviseur-arbeidsarts of de externe dienst, die er wettelijk exclusief verantwoordelijk voor is (Codex art. I.4-88). preveTEx houdt uitsluitend de planning en de wettelijk verplichte namenlijsten bij — geen medische resultaten, geschiktheidsbeslissingen of medische documenten.
4. Ontvangers en verwerkers
preveTEx deelt persoonsgegevens niet met derden voor hun eigen doeleinden. Voor het leveren van de dienst doet preveTEx een beroep op een beperkt aantal subverwerkers:
- Vercel Inc. — hosting van de applicatie.
- Supabase — databank en authenticatie.
- Resend — verzending van transactionele e-mail (meldingen, herinneringen).
- Stripe — facturatie en betalingsverwerking van het abonnement.
- Microsoft 365 — uitsluitend wanneer je organisatie de Microsoft 365-koppeling zelf activeert (agenda, documenten, contacten).
- Anthropic PBC (Verenigde Staten) — AI-verwerking van documenten (extractie uit veiligheidsinformatiebladen, analyse van keuringsverslagen, voorstellen voor risicoanalyses).
Gebruik je een AI-functie, dan wordt de inhoud van het betrokken document naar de AI-leverancier gestuurd om uitsluitend die ene verwerking uit te voeren. Volgens de commerciële voorwaarden van de leverancier worden die gegevens niet gebruikt om AI-modellen te trainen en worden ze na de verwerking slechts beperkt bewaard. De leverancier is buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd, dus deze doorgifte gebeurt op basis van passende waarborgen (zie punt 5). Gebruik je de AI-functies niet, dan wordt er geen enkel document naar de AI-leverancier gestuurd. De AI ondersteunt: ze stelt voor en vult in, maar een mens beoordeelt en beslist.
preveTEx gebruikt geen analytische, tracking- of marketingdiensten en plaatst geen cookies van derden. Zie de cookieverklaring.
5. Doorgifte buiten de EER
preveTEx houdt de verwerking bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Vindt er toch doorgifte buiten de EER plaats (zoals bij de AI-verwerking door Anthropic in de Verenigde Staten), dan gebeurt dat op basis van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Bewaartermijnen
Accountgegevens worden bewaard zolang je organisatie preveTEx gebruikt, en daarna gedurende maximaal drie maanden, tenzij een langere wettelijke termijn geldt. De welzijnsgegevens vallen onder de wettelijke bewaartermijnen die op de klantorganisatie rusten; enkele daarvan zijn lang en dwingend, zoals de arbeidsongevallensteekkaart (10 jaar) en de blootstellingslijsten voor kankerverwekkende stoffen (tot 40 jaar na het einde van de blootstelling). Een overzicht staat in de bewaartermijnen-gids in de applicatie.
7. Je rechten
Je hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Je oefent deze uit via info@prevetex.com (voor accountgegevens) of via je werkgever (voor welzijnsgegevens).
Belangrijk: een verzoek tot verwijdering kan geen gegevens wissen die onder een wettelijke bewaarplicht vallen. De wettelijke registers — onder meer de arbeidsongevallensteekkaart (10 jaar), de CMR-blootstellingslijsten (tot 40 jaar) en de lijsten gezondheidstoezicht (5 jaar) — blijven bewaard zolang de wet dat vereist, ook na een verwijderverzoek.
Ben je het niet eens met hoe je gegevens verwerkt worden, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Wijzigingen
preveTEx kan deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging weer. Bij ingrijpende wijzigingen brengen we je actief op de hoogte.