La présente déclaration de confidentialité explique comment preveTEx traite les données à caractère personnel. preveTEx est un service logiciel qui permet aux organisations de gérer leurs dossiers de bien-être au travail et de prévention.
1. Responsable du traitement
preveTEx est proposé par preveTEx (numéro d’entreprise 1042.951.918). Pour toute question concernant cette déclaration ou vos données, contactez-nous à l’adresse info@prevetex.com.
2. Deux rôles : responsable du traitement et sous-traitant
preveTEx traite des données à caractère personnel à deux titres. Cette distinction détermine les responsabilités de chacun :
- En tant que responsable du traitement — pour les données des utilisateurs disposant d’un compte preveTEx : nom, adresse e-mail, données de connexion et données d’utilisation nécessaires pour fournir et sécuriser le service.
- En tant que sous-traitant — pour toutes les données relatives au bien-être au travail qu’une organisation cliente saisit dans preveTEx (travailleurs, fiches d’accident du travail, surveillance de la santé, déclarations de maternité, formations, etc.). Pour ces données, l’organisation cliente est le responsable du traitement ; preveTEx les traite uniquement pour son compte et conformément à ses instructions, en vertu d’un accord de traitement des données distinct (voir les conditions d’utilisation).
Si vous travaillez pour une organisation qui utilise preveTEx, adressez d’abord vos questions concernant vos données personnelles à votre employeur, en sa qualité de responsable du traitement.
3. Données traitées et finalités
En tant que responsable du traitement des données de compte, preveTEx traite :
- Les données d’identification et de contact (nom, adresse e-mail, organisation) — pour gérer votre compte et vous donner accès au service.
- Les données de connexion et de sécurité — pour sécuriser le service et prévenir les abus.
- Les données de facturation (nom, adresse et numéro d’entreprise de l’organisation) — pour facturer le service.
Les bases juridiques sont l’exécution du contrat conclu avec votre organisation, le respect des obligations légales (notamment comptables) et l’intérêt légitime à maintenir le service sécurisé et opérationnel.
Les données relatives au bien-être au travail saisies par les clients peuvent comprendre des catégories particulières de données à caractère personnel (données relatives à la santé, comme une blessure mentionnée sur une fiche d’accident du travail ou le fait qu’une personne soit soumise à la surveillance de la santé). preveTEx traite ces données uniquement en tant que sous-traitant, pour le compte de l’organisation cliente, sur la base juridique applicable à cette organisation (notamment la loi belge relative au bien-être des travailleurs et le Code du bien-être au travail).
Le dossier médical lui-même n’est pas conservé dans preveTEx. Il reste auprès du conseiller en prévention–médecin du travail ou du service externe, qui en assume légalement la responsabilité exclusive (Code, art. I.4-88). preveTEx conserve uniquement la planification et les listes nominatives légalement requises — aucun résultat médical, aucune décision d’aptitude et aucun document médical.
4. Destinataires et sous-traitants
preveTEx ne communique pas de données à caractère personnel à des tiers pour leurs propres finalités. Pour fournir le service, preveTEx fait appel à un nombre limité de sous-traitants ultérieurs :
- Vercel Inc. — hébergement de l’application.
- Supabase — base de données et authentification.
- Resend — envoi d’e-mails transactionnels (notifications et rappels).
- Stripe — facturation de l’abonnement et traitement des paiements.
- Microsoft 365 — uniquement lorsque votre organisation active elle-même l’intégration Microsoft 365 (calendrier, documents et contacts).
- Anthropic PBC (États-Unis) — traitement de documents par IA (extraction d’informations à partir de fiches de données de sécurité, analyse de rapports de contrôle et propositions d’analyses de risques).
Lorsque vous utilisez une fonctionnalité d’IA, le contenu du document concerné est envoyé au fournisseur d’IA uniquement afin d’effectuer cette opération précise. Selon les conditions commerciales du fournisseur, ces données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’IA et ne sont conservées que pendant une durée limitée après le traitement. Le fournisseur étant établi en dehors de l’Espace économique européen, le transfert repose sur des garanties appropriées (voir le point 5). Si vous n’utilisez pas les fonctionnalités d’IA, aucun document n’est envoyé au fournisseur. L’IA fournit une assistance : elle formule des suggestions et complète des champs, mais une personne vérifie et décide.
preveTEx n’utilise aucun service d’analyse, de suivi ou de marketing et ne dépose aucun cookie tiers. Consultez la déclaration relative aux cookies.
5. Transferts hors de l’EEE
preveTEx s’efforce de maintenir les traitements au sein de l’Espace économique européen. Si des données sont néanmoins transférées hors de l’EEE (par exemple, pour un traitement par l’IA d’Anthropic aux États-Unis), ce transfert repose sur des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
6. Durées de conservation
Les données de compte sont conservées aussi longtemps que votre organisation utilise preveTEx, puis pendant trois mois au maximum, sauf si une durée légale plus longue s’applique. Les données relatives au bien-être au travail sont soumises aux durées légales de conservation applicables à l’organisation cliente. Certaines sont longues et obligatoires, notamment 10 ans pour les fiches d’accident du travail et jusqu’à 40 ans après la fin de l’exposition pour les listes d’exposition à des substances cancérogènes. Une vue d’ensemble figure dans le guide des durées de conservation de l’application.
7. Vos droits
Vous disposez de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d’opposition. Vous pouvez les exercer via info@prevetex.com pour les données de compte, ou auprès de votre employeur pour les données relatives au bien-être au travail.
Important : une demande d’effacement ne peut pas supprimer les données soumises à une obligation légale de conservation. Les registres légaux — notamment les fiches d’accident du travail (10 ans), les listes d’exposition CMR (jusqu’à 40 ans) et les listes de surveillance de la santé (5 ans) — sont conservés aussi longtemps que la loi l’exige, même après une demande d’effacement.
Si vous contestez la manière dont vos données sont traitées, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be).
8. Modifications
preveTEx peut modifier la présente déclaration. La date indiquée en haut de la page correspond à la dernière révision. Nous vous informerons activement de toute modification importante.