Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie preveTEx mit personenbezogenen Daten umgeht. preveTEx ist ein Softwaredienst, mit dem Organisationen ihre Dokumentation zum Wohlbefinden und zur Prävention am Arbeitsplatz verwalten.
1. Verantwortlicher
preveTEx wird von preveTEx angeboten (Unternehmensnummer 1042.951.918). Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten wenden Sie sich bitte an info@prevetex.com.
2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
preveTEx verarbeitet personenbezogene Daten in zwei Eigenschaften, und diese Unterscheidung bestimmt, wer wofür verantwortlich ist:
- Als Verantwortlicher — für die Daten der Nutzer, die über ein preveTEx-Konto verfügen: Name, E-Mail-Adresse, Anmeldedaten und Nutzungsdaten, die erforderlich sind, um den Dienst bereitzustellen und abzusichern.
- Als Auftragsverarbeiter — für sämtliche Daten zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz, die eine Kundenorganisation in preveTEx eingibt (Arbeitnehmer, Arbeitsunfallkarten (arbeidsongevallensteekkaarten), arbeitsmedizinische Vorsorge, Mutterschutzmeldungen, Schulungen usw.). Für diese Daten ist die Kundenorganisation der Verantwortliche; preveTEx verarbeitet sie ausschließlich im Auftrag und nach den Weisungen dieser Organisation, auf Grundlage eines gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrags (siehe die Nutzungsbedingungen).
Wenn Sie als Arbeitnehmer bei einer Organisation tätig sind, die preveTEx nutzt, richten Sie Fragen zu Ihren Daten bitte in erster Linie an Ihren Arbeitgeber als Verantwortlichen.
3. Welche Daten und wozu
Als Verantwortlicher für die Kontodaten verarbeitet preveTEx:
- Identifikations- und Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Organisation) — um Ihr Konto zu verwalten und Ihnen Zugang zu gewähren.
- Anmelde- und Sicherheitsdaten — um den Dienst abzusichern und Missbrauch zu verhindern.
- Rechnungsdaten (Name, Anschrift und Unternehmensnummer der Organisation) — um den Dienst in Rechnung zu stellen.
Die Rechtsgrundlagen sind die Erfüllung des Vertrags mit Ihrer Organisation, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. Buchhaltung) sowie das berechtigte Interesse, den Dienst sicher und funktionsfähig zu halten.
Die von Kunden eingegebenen Daten zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (Gesundheitsdaten, etwa eine Verletzung auf einer Arbeitsunfallkarte oder die Angabe, dass eine Person der arbeitsmedizinischen Vorsorge unterliegt). preveTEx verarbeitet diese ausschließlich als Auftragsverarbeiter, im Namen der Kundenorganisation, auf der Rechtsgrundlage, die dieser Organisation obliegt (u. a. die Welzijnswet (belgisches Gesetz über das Wohlbefinden der Arbeitnehmer bei der Ausführung ihrer Arbeit) und der Codex über das Wohlbefinden am Arbeitsplatz).
Die Gesundheitsakte selbst wird nicht in preveTEx geführt. Sie verbleibt beim Arbeitsmediziner (preventieadviseur-arbeidsarts) oder beim externen Dienst, der dafür gesetzlich ausschließlich verantwortlich ist (Codex Art. I.4-88). preveTEx führt ausschließlich die Planung und die gesetzlich vorgeschriebenen Namenslisten — keine medizinischen Ergebnisse, Eignungsentscheidungen oder medizinischen Dokumente.
4. Empfänger und Auftragsverarbeiter
preveTEx gibt personenbezogene Daten nicht zu deren eigenen Zwecken an Dritte weiter. Für die Erbringung des Dienstes greift preveTEx auf eine begrenzte Anzahl von Unterauftragsverarbeitern zurück:
- Vercel Inc. — Hosting der Anwendung.
- Supabase — Datenbank und Authentifizierung.
- Resend — Versand transaktionaler E-Mails (Benachrichtigungen, Erinnerungen).
- Stripe — Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung des Abonnements.
- Microsoft 365 — ausschließlich dann, wenn Ihre Organisation die Microsoft-365-Anbindung selbst aktiviert (Kalender, Dokumente, Kontakte).
- Anthropic PBC (Vereinigte Staaten) — KI-Verarbeitung von Dokumenten (Extraktion aus Sicherheitsdatenblättern, Analyse von Prüfberichten, Vorschläge für Gefährdungsbeurteilungen).
Wenn Sie eine KI-Funktion nutzen, wird der Inhalt des betreffenden Dokuments an den KI-Anbieter übermittelt, um ausschließlich diese eine Verarbeitung durchzuführen. Nach den kommerziellen Bedingungen des Anbieters werden diese Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und nach der Verarbeitung nur begrenzt aufbewahrt. Der Anbieter hat seinen Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, weshalb diese Übermittlung auf der Grundlage geeigneter Garantien erfolgt (siehe Punkt 5). Wenn Sie die KI-Funktionen nicht nutzen, wird kein einziges Dokument an den KI-Anbieter übermittelt. Die KI unterstützt: Sie macht Vorschläge und füllt aus, aber ein Mensch beurteilt und entscheidet.
preveTEx verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste und setzt keine Cookies von Dritten. Siehe die Cookie-Erklärung.
5. Übermittlung außerhalb des EWR
preveTEx hält die Verarbeitung vorzugsweise innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Findet dennoch eine Übermittlung außerhalb des EWR statt (wie bei der KI-Verarbeitung durch Anthropic in den Vereinigten Staaten), so erfolgt diese auf der Grundlage geeigneter Garantien, etwa der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
6. Aufbewahrungsfristen
Kontodaten werden aufbewahrt, solange Ihre Organisation preveTEx nutzt, und danach höchstens drei Monate, sofern keine längere gesetzliche Frist gilt. Die Daten zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die der Kundenorganisation obliegen; einige davon sind lang und zwingend, etwa die Arbeitsunfallkarte (10 Jahre) und die Expositionslisten für krebserzeugende Stoffe (bis zu 40 Jahre nach dem Ende der Exposition). Eine Übersicht finden Sie im Leitfaden zu den Aufbewahrungsfristen in der Anwendung.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Sie üben diese Rechte über info@prevetex.com (für Kontodaten) oder über Ihren Arbeitgeber (für Daten zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz) aus.
Wichtig: Ein Löschersuchen kann keine Daten löschen, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Die gesetzlichen Register — unter anderem die Arbeitsunfallkarte (10 Jahre), die CMR-Expositionslisten (bis zu 40 Jahre) und die Listen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (5 Jahre) — werden so lange aufbewahrt, wie das Gesetz dies verlangt, auch nach einem Löschersuchen.
Sind Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden, können Sie eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde (GBA) einreichen (Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel — gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8. Änderungen
preveTEx kann diese Erklärung anpassen. Das Datum oben gibt die letzte Änderung wieder. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie aktiv.